POLITYKA ZGŁASZANIA NARUSZEŃ I OCHRONY SYGNALISTÓW
HUNNEBECK POLSKA SP. Z O.O.
Wrzesień 2024 roku
1. Celem Polityki zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów jest wdrożenie procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, o której mowa w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). Polityka określa procedury zgłaszania oraz rozpatrywania zgłoszeń i nieprawidłowości w miejscu pracy oraz zapewnienia ochrony sygnalistom przed działaniami odwetowymi.
2. Polityka dotyczy wszystkich pracowników, w zakresie nią objętym.
3. Wszyscy Pracownicy, bez względu na zajmowane stanowisko, powinni dążyć do należytego i zgodnego z obowiązującym prawem wykonywania swoich obowiązków służbowych oraz przeciwdziałania i eliminowania wszelkich nieprawidłowości, szczególnie nadużyć prawa niezależnie od jego rodzaju.
4. Żadne postanowienie Polityki nie wyłącza lub nie ogranicza praw i obowiązków wskazanych w przepisach powszechnie obowiązującego prawa.
5. Załącznikami do Polityki są następujące dokumenty, które stanowią uszczegółowienie zasad i procedur:
a. Załącznik nr 1 – Wzór upoważnienia dla osób powołanych do pracy we właściwych jednostkach do realizacji obowiązków wynikających z systemu ochrony sygnalistów;
b. Załącznik nr 2 – Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
c. Załącznik nr 3 – Klauzula informacyjna dla sygnalisty;
d. Załącznik nr 4 – Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie;
e. Załącznik nr 5 – Klauzula informacyjna dla innej osoby niż sygnalista, lub osoba, której dotyczy zgłoszenie;
1. Określenia użyte w niniejszej Polityce mają następujące znaczenie:
a. „Dyrektywa” – oznacza Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
b. „działania następcze” oznaczają działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia lub właściwy organ w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury.
c. „działania odwetowe” oznaczają bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę dla osoby dokonującej zgłoszenia, jak w szczególności odmowa nawiązania stosunku pracy lub zawarcia umowy, wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy lub umowy, czy obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, w tym także kierowanie gróźb o wyciągnięciu negatywnych konsekwencji;
d. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Podmiocie, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa
e. „informacje zwrotne” oznaczają przekazanie osobie dokonującej zgłoszenia informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i na temat powodów tych działań następczych;
f. „kontekst związany z pracą” – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Podmiocie lub na rzecz Podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
g. „naruszenie prawa” – jest to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
h. „osoba, której dotyczy zgłoszenie” oznacza osobę fizyczną lub prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub z którą osoba ta jest powiązana
i. „osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia” oznacza osobę fizyczną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie może zostać ujawniona.
j. „osoba powiązana z sygnalistą” – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
k. „podmiot” oznacza Hunnebeck Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łubnej, 05-532 Łubna, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000127695, posiadająca numer NIP: 1230031944, REGON: 010839440;
l. „polityka” oznacza niniejszy dokument wraz z załącznikami;
m. „pracownik” oznacza osobę wykonującą pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie lub na rzecz podmiotu;
n. „ujawnienie publiczne” lub „ujawniać publicznie” oznacza podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń
o. „sygnalista” oznacza osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą, niezależnie od tego czy informacja o naruszeniu prawa została uzyskana przed, w trakcie, lub po nawiązaniu stosunku prawnego z Podmiotem;
p. „Ustawa” oznacza Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928);
q. „właściwy organ” oznacza organ krajowy wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń przekazywania informacji zwrotnych osobie dokonującej zgłoszenia lub wyznaczony do wykonywania obowiązków przewidzianych w niniejszej dyrektywie, w szczególności w odniesieniu do działań następczych.
r. „zgłoszenie” oznacza ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
s. „zgłoszenie wewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie Podmiotu.
t. „zgłoszenie zewnętrzne” oznacza ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń właściwym organom
2. W razie niezgodności definicji z Ustawą lub wątpliwości co do znaczenia definicji, treść definicji należy wykładać tak, aby była ona zgodna z definicją wskazaną w Ustawie.
1. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. W przypadku wystąpienia działań odwetowych sygnalista powinien zgłosić ten fakt w oparciu o sposoby zgłaszania naruszeń wynikające z postanowień niniejszej Polityki, chyba że ze względu na osobę dopuszczającą się działań odwetowych używanie tego sposobu nie gwarantuje bezstronności i rzetelności procesu. Sygnalista nie może zrzec się ochrony przyznanej na mocy ustawy, a wszelkie oświadczenia woli w tym zakresie są z mocy prawa bezskuteczne i nieważne. Ochrona sygnalistów nie może zostać wyłączona żadnymi dokumentami obowiązującymi w Podmiocie, w tym treścią umów, zbiorowych układów pracy, regulaminów świadczenia pracy i tym podobnych, a wszelkie ich postanowienia sprzeczne z tym zakazem są nieważne z mocy prawa.
3. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do reagowania na potencjalne zachowania odwetowe wobec sygnalisty niezależnie od faktu, czy jest on ujawnionym, czy domniemanym sygnalistą. W szczególności nakazuje się:
a. niewspieranie działań zawierających elementy dyskryminacji, mobbingu lub innych niepożądanych zachowań, w tym używanie wobec takiej osoby słów, które mogą naruszać jej dobra osobiste;
b. zachowanie bezwzględnej poufności przez pracowników zespołów przyjmujących i badających zgłoszenia naruszeń prawa lub wewnętrznych procedur;
c. uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przed Podmiot z zakresu ochrony sygnalistów;
d. niezwłoczne powiadomienie jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych o zauważonych działaniach odwetowych;
4. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania i prawo do zadośćuczynienia.
5. Wszelkie działania polegające na dokonaniu zgłoszenia w złej wierze, mające charakter świadomego pomawiania kogokolwiek stanowi naruszenie prawa i może stanowić czyn zabroniony. Sygnalista, może stracić ochronę przysługują sygnaliście w przypadku, gdyby jego zgłoszenie było oczywiście bezpodstawne i/lub stanowiło pomówienie przez Sygnalistę osoby trzeciej. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania i zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
6. Zgłoszenie naruszenia prawa nie wyklucza możliwości podjęcia przez Podmiot stosownej decyzji kadrowej w sytuacji, gdy sygnalista jako jeden ze sprawców uczestniczył w naruszeniu, które jest przedmiotem zgłoszenia lub dopuścił się innego naruszenia niezwiązanego z przedmiotem zgłoszenia. Zgłoszenie przez sygnalistę naruszenia nie wyłącza odpowiedzialności takiej osoby za własne czyny, aczkolwiek będzie wzięte pod uwagę przy podejmowaniu stosownych środków, adekwatnych do powagi naruszenia. Podjęcie takich działań, będzie wymagało jednak udowodnienia przez podmiot, że działania te nie stanowią działania odwetowego.
7. Podmiot ma obowiązek chronić dane osobowe sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, a w szczególności nie może w żaden sposób ujawniać danych osobowych nieupoważnionym osobom, chyba że osoby te wyrażą na to wyraźną zgodę.
8. Uzyskanie przez jakąkolwiek osobę informacji będących przedmiotem zgłoszenia sygnalisty, dokonane bez naruszenia prawa, nie może stanowić podstawy odpowiedzialności tej osoby.
9. Postanowienia niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
1. Sygnalista, w razie powzięcia informacji o naruszeniu prawa, może dokonać:
a. zgłoszenia wewnętrznego;
b. zgłoszenia zewnętrznego;
c. ujawnienia publicznego.
2. Co do zasady, sygnalista powinien dokonać zgłoszenia wewnętrznego, chyba że uważa ze naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, lub że zachodzi ryzyko działań odwetowych. Jeżeli sygnalista decyduje się na zgłoszenie wewnętrzne powinien zapoznać się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania jego danych osobowych w związku ze zgłoszeniem, która stanowi Załącznik nr 3 do Polityki.
3. Wszystkie jednostki wyznaczone do spraw związanych z sygnalistami podejmują wszelkie działania do tego, aby uchronić sygnalistę, osobę, której dotyczy zgłoszenie, a także osobę trzecią wskazaną w zgłoszeniu, przed ujawnieniem ich tożsamości osobom nieupoważnionym. Zakazane jest w szczególności:
a. rozmawianie o sprawie z osobą nieupoważnioną w miejscu pracy i poza miejscem pracy, wszelkimi kanałami komunikacji;
b. umożliwienie osobie nieupoważnionej zapoznanie się ze sprawą, np. poprzez zostawienie na biurku bez nadzoru dokumentów, notatek, czy poprzez niezabezpieczenie elektronicznych nośników informacji takich jak laptop, czy telefon;
c. udzielenie informacji podmiotom zewnętrznym na temat sprawy bez uprzedniej weryfikacji, że podmiot ten jest upoważniony, lub uprawniony do otrzymania stosownej informacji.
W razie wątpliwości, czy dana osoba jest upoważniona do przetwarzania informacji związanych ze sprawą, osoba, która żąda dostępu do informacji jest zobowiązana do przedstawienia stosownego upoważnienia, lub podstawy, na jakiej żąda określonych informacji.
4. Jeżeli zgłoszenie wewnętrze zostało przyjęte przez osobę nieupoważnioną osoba ta jest obowiązana do:
a. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
b. niezwłocznego przekazania zgłoszenia jednostce wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych albo Prezesowi Zarządu – bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
5. Każda osoba, która wchodzi w skład jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych lub jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych, przed przystąpieniem do wykonywania zadań związanych z ochroną sygnalistów, musi otrzymać pisemne upoważnienie od Podmiotu, w zasadniczym stopniu zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej Polityki. Upoważnienie nadaje osoba uprawniona do reprezentacji Podmiotu.
6. Wszelkie zgłoszenia będą skrupulatnie badane, a wobec ujawnionych nieprawidłowości Podmiot zastosuje odpowiednie do powagi naruszenia środki, w tym środki dyscyplinarne.
7. W przypadku wycofania zgłoszenia przez sygnalistę mając uzasadnione podejrzenie występowania nieprawidłowości Podmiot może podjąć niezależne działania sprawdzające. Na podstawie wyników działań sprawdzających Podmiot podejmuje decyzję co do dalszego trybu postępowania.
1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonane wyłącznie w sposób określony w niniejszej Polityce. W szczególności zgłoszenia nie mogą być zgłaszane osobom nieupoważnionym lub przez niededykowane do tego kanały komunikacji, jak. m.in. system brandsafway.ethicpoint.com. Nie wyłącza to oczywiście możliwości korzystania z tych innych kanałów komunikacji do innych celów niż związane z sygnalizowaniem.
2. Jednostką wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest Dział Kadr.
3. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego (przekazać zgłoszenie wewnętrzne) poprzez:
a. zgłoszenie wewnętrzne ustne;
b. zgłoszenie wewnętrzne pisemne,
adresowane do jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, chyba, że jednostka ta w ocenie sygnalisty nie gwarantuje zachowania zasad prawidłowego postępowania, w tym w szczególności niezależności lub bezstronności. W takiej sytuacji zgłoszenie powinno być skierowane do Prezesa Zarządu, który pełni obowiązki jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych na potrzeby tego konkretnego zgłoszenia.
4. Zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane:
a. telefonicznie pod numerem telefonu +48 501 564 621, tj. za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej, z której to rozmowy jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych sporządza protokół odtwarzający dokładny przebieg rozmowy, podlegający sprawdzeniu, poprawieniu i zatwierdzeniu przez sygnalistę poprzez jego podpisanie (w tym co najmniej w formie dokumentowej).
b. podczas bezpośredniego spotkania – wyłącznie na wniosek sygnalisty (Podmiot nie jest uprawniony do żądania takiego spotkania) – zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku w tym przedmiocie przez jednostkę wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. W takim przypadku – zgodnie z wyborem sygnalisty – spotkanie dokumentuje się w formie:
(i) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie lub
(ii) protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez jednostkę wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podlegającego sprawdzeniu, poprawieniu i zatwierdzeniu przez sygnalistę poprzez jego podpisanie.
5. Zgłoszenie wewnętrzne pisemne może być dokonane:
a. w postaci papierowej, czy to poprzez osobiste złożenie zgłoszenia wewnętrznego, czy poprzez zaadresowanie przesyłki pocztowej na adres Podmiotu z wyraźnym wskazaniem, że adresatem - do rąk własnych – jest Kierownik Działu Kadr. Taka korespondencja nie podlega otwarciu przez jakąkolwiek osobę spoza jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i w razie wejścia w jej posiadanie przez inną osobę powinna być ona niezwłocznie przekazana do tej jednostki.
b. elektronicznej na adres jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych tj. sygnalista@huennebeck.com
6. Zaleca się, aby zgłoszenie wewnętrzne zawierało co najmniej:
a. informację o naruszeniu prawa, ze wskazaniem co najmniej:
(i) na czym polega naruszenie prawa;
(ii) kto dopuścił się naruszenia;
(iii) kiedy miało miejsce naruszenie prawa;
(iv) kiedy została powzięta informacja o naruszeniu prawa;
(v) kto w Podmiocie może mieć dalsze informacje o naruszeniu prawa;
b. adres do kontaktu sygnalisty, tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej.
7. Zgłoszenie wewnętrzne może dotyczyć także naruszenia zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w Podmiocie (Informacje zastrzeżone i poufne), chronionych zgodnie z Kodeksem postępowania, w tym w szczególności naruszenia, lub zagrożenia dla tajemnic przedsiębiorstwa Podmiotu. Kodeks postępowania dostępny jest pod linkiem: https://brandsafway.com/who-we-are#code-of-conduct.
8. Podmiot przyjmuje zgłoszenia anonimowe wyłącznie na adres e-mail: sygnalista@huennebeck.com.
9. Jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać zgłoszenie. Wraz z potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia jednostka wewnętrzna przedstawia sygnaliście klauzulę informacyjną na temat przetwarzania danych osobowych sygnalisty, która stanowi Załącznik nr 3 do Polityki, chyba że nie jest to możliwe.
10. Jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, rozpoczyna pracę jako jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych, chyba że zgłoszenie dotyczy osób związanych z jednostką wyznaczoną do podejmowania działań następczych.
11. W przypadku, o którym mowa w pkt. 10 powyżej, jednostka wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych przekazuje sprawę Prezesowi Zarządu. W takiej sytuacji Prezes Zarządu powołuje zespół ad hoc do przeprowadzenia procedury związanej ze zgłoszeniem uważając, aby zespół ten i powołani w jego skład ludzie spełniał wszystkie przesłanki określone w Ustawie i Polityce. Zespół ten przejmuje obowiązki jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych. Postanowienie to stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy kogokolwiek z jednostki wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (tj. zgłoszenie w takiej sytuacji może nastąpić bezpośrednio do Prezesa Zarządu).
12. Niezależnie od zgłoszenia wewnętrznego sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale VII.
13. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje niezwłocznie a w każdym razie nie później niż 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
1. Zadaniem jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych jest podjęcie wszelkich działań następczych, jakie okażą się konieczne do prawidłowej realizacji obowiązków nałożonych na Podmiot przez obowiązujące przepisy prawa dotyczące ochrony sygnalistów, w tym przede wszystkim jednostka ocenia prawdziwość zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz podejmuje działania w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia. W szczególności jednostka:
a. przeprowadza dochodzenie wewnętrzne, w ramach którego:
(i) wysłuchuje sygnalistę;
(ii) występuje do sygnalisty o przekazanie dodatkowych informacji, jeżeli okażą się konieczne;
(iii) bada wszelkie źródła informacji, jakie są niezbędne do realizacji celu, w tym wiadomości e-mail, sms, zdjęcia itp.
(iv) wysłuchuje pracowników lub wysłuchuje inne osoby, które mogą mieć wiedzę o naruszeniu prawa będącym przedmiotem zgłoszenia;
(v) wysłuchuje osobę, której dotyczy zgłoszenie;
(vi) sporządza notatki i protokoły z przeprowadzonych czynności, w tym przede wszystkim z wysłuchania osób.
b. rekomenduje działania zmierzające do odzyskania środków Podmiotu;
c. zamyka procedurę;
2. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych podejmuje czynności w ustalonej przez siebie kolejności, bacząc aby w jak największym stopniu osiągnąć cele dochodzenia. Osoby wchodzące w skład jednostki są uprawnione do podejmowania wszelkich działań, jakie na mocy przepisów powszechnie obowiązującego prawa okażą się konieczne do przeprowadzenia rzetelnego dochodzenia, w tym przede wszystkim osoby te są uprawnione do sporządzania kopii i uzyskiwania wyciągów z każdego nośnika danych będącego w posiadaniu innej komórki organizacyjnej oraz, w razie potrzeby, zajmowania tych nośników (w tym dokumentów) w celu zapewnienia, aby nie były narażone na zaginięcie.
3. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych działa zgodnie z zasadami:
a. działania bez zbędnej zwłoki,
b. zachowania należytej staranności;
c. poufności,
d. obiektywności,
e. bezstronności,
f. niezależności,
g. ukierunkowania na wszechstronne wyjaśnienie stanu faktycznego.
4. Jeżeli w toku postępowania okaże się, że jakakolwiek osoba z jednostki wyznaczonej do podejmowania działań naprawczych może stwarzać uzasadnione wątpliwości co do braku spełnienia którejkolwiek z zasad określonych powyżej, osoba ta podlega wyłączeniu z dalszego prowadzenia sprawy, na podstawie własnej decyzji lub decyzji Prezesa Zarządu.
5. Pracownicy mają obowiązek stosowania się do poleceń jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych w ramach dochodzenia wewnętrznego. W przypadku, gdy pracownik nie stosuje się do poleceń, jednostka powiadamia niezwłocznie bezpośredniego przełożonego pracownika, a w stosownych wypadkach Prezesa Zarządu.
6. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych może zobowiązać wytypowanego przez siebie pracownika do złożenia wyjaśnień związanych z przedmiotem zgłoszenia wyznaczając termin i formę spotkania. Powiadomienie pracownika powinno mieć miejsce nie później niż 24 godziny przed planowaną czynnością. Stawiennictwo na spotkaniu jest obowiązkowe i odbywa się na polecenie służbowe. Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności podejmowanych w ramach postępowania, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
7. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych podaje osobom, których dotyczą działania następcze, informacje na temat przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem, dokładając wszelkiej staranności, aby z wyjątkiem przewidzianych w Ustawie przypadków, nie ujawniać tym osobom danych osobowych sygnalisty oraz innych osób związanych ze zgłoszeniem. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych przedstawia:
a. osobie, której dotyczy zgłoszenie – klauzulę informacyjną, stanowiącą Załącznik nr 4 do Polityki, bacząc jednak by moment przekazania informacji nie wpłynął negatywnie na podejmowane działania następcze, z zachowaniem terminów, o których mowa w art. 14 ust. 3 RODO.
b. innej osobie niż sygnalista lub osoba, której dotyczy zgłoszenie – klauzulę informacyjną, stanowiącą Załącznik nr 5 do Polityki.
8. Postępowanie kończy się wydaniem raportu zawierającego opis zgłoszenia, ustalenia faktyczne, ocenę zasadności zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje odnośnie dalszych działań. Rekomendacje mogą przykładowo polegać na:
a. przeprowadzeniu dodatkowych szkoleń;
b. zmiany procesu lub praktyki obowiązującej w Podmiocie;
c. zastosowaniu kar porządkowych;
d. rozwiązania stosunku pracy;
9. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych przekazuje sygnaliście informacje zwrotne w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, lub - w przypadku, gdy przyjęcie zgłoszenia nie zostało potwierdzone - w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy podać informację zwrotną. W uzasadnionych przypadkach termin prowadzonego postępowania może zostać wydłużony, o czym należy o tym poinformować sygnalistę przed upływem 3 miesięcznego terminu.
10. Jednostka wyznaczona do podejmowania działań następczych prowadzi rejestr naruszeń według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Polityki.
11. Wszelka dokumentacja związana ze sprawą podlega archiwizacji wraz z rejestrem. Wszystkie rejestry i dokumenty są archiwizowane i używane w sposób, który uniemożliwia dostęp do tych dokumentów osobom nieupoważnionym, lub z zasady upoważnionym, ale których dotyczy zgłoszenie.
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W pierwszej kolejności sygnalista powinien jednak rozważyć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, chyba że uważa ze naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, lub że zachodzi ryzyko działań odwetowych.
2. Zgłoszenia Zewnętrzne powinny być kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich.
3. Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego. Ujawnienie publiczne jest jednak procedurą wyjątkową, która znajduje zastosowanie jedynie w bardzo ograniczonych przypadkach.
4. Postępowanie w przedmiocie zgłoszeń wewnętrznych i warunki, pod jakimi można dokonać ujawnienia publicznego, określa Dyrektywa i Ustawa.
1. Podmiot jest administratorem wszystkich danych osobowych przekazanych w zgłoszeniach.
2. Dane uzyskane w związku ze zgłoszeniem nie mogą przetwarzane dla żadnych innych celów niż związanych ze zgłoszeniem. Dla uniknięcia wątpliwości, precyzuje się, że postanowienia zdania poprzedniego nie ograniczają się wyłącznie do danych sygnalisty.
3. Podmiot prowadzi rejestr naruszeń według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Polityki, zawierający wszystkie danych osobowe, które otrzymał w wyniku zgłoszeń. Rejestr będzie faktycznie, organizacyjnie i technicznie wyodrębniony od wszystkich innych rejestrów danych osobowych prowadzonych w Podmiocie.
4. Wszelkie dane osobowe przechowywane w rejestrze, przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze.
5. Wobec danych sygnalisty wyłączony jest obowiązek dotyczący przekazania przez administratora kopii danych, wskazany w art. 15(1)(g) RODO
6. Politykę udostępnia się pracownikom, współpracownikom Podmiotu, a także kandydatom do pracy w Podmiocie i kontrahentom. Polityka jest w każdym czasie dostępna w intranecie oraz na tablicach ogłoszeń.
7. Polityka wchodzi w życie po upływie 7 dni od ogłoszenia Polityki w Podmiocie.
8. W przypadku wejścia w życie zmian Ustawy postanowienia Polityki stosuje się jak dotychczas, chyba że postanowienia Polityki są sprzeczne z Ustawą, lub jakimikolwiek przepisami wykonawczymi do Ustawy. Do czasu wprowadzenia odpowiednich zmian wynikających z nowych przepisów prawa do treści niniejszej Polityki, stosuje się nowe przepisy z pominięciem postanowień Polityki.
9. Podmiot monitoruje i dokonuje regularnego przeglądu Polityki i wprowadza niezbędne zmiany w celu zapewnienia jej stosowania w sposób sprawiedliwy, spójny i skuteczny.
10. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Podmiotu
11. Każdy może zapoznać się z treścią Polityki w każdym czasie.
12. Polityka w najszerszym, dopuszczalnym przez prawo zakresie, będzie regulować także ewentualne zgłoszenia kierowane przez Sygnalistów do odpowiednich instytucji Unii Europejskiej.
13. Polityka stanowi integralną część z obowiązującą w Brand Safway polityką G13 i winna być interpretowana łącznie z nią w najdalszym, dopuszczalnym przez prawo zakresie. W razie jakichkolwiek sprzeczności pomiędzy Polityką a G13:
a. Przeważają postanowienia G13; z wyjątkiem sytuacji gdy, zastosowanie postanowień G13 prowadziło by do złamania prawa polskiego lub unijnego, w zakresie objętym przedmiotowo polską ustawą lub prawem UE, w którym to przypadku i zakresie
b. Przeważają postanowienia Polityki.
*************
W dniu 17 września 2024 r. zatwierdzamy niniejszą politykę.
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ (SYGNALISTY) NIEANONIMOWO
na podstawie art. 13 RODO
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowychCele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Na podstawie: (i) ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, oraz (ii) w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) informujemy, że:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Hunnebeck Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łubnej, 05-532 Łubna, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000127695, posiadająca numer NIP: 1230031944, REGON: 01083944000000 (dalej: „My” albo „Spółka”).
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z wykonaniem obowiązków prawnych i w związku z ochroną sygnalisty w ramach obowiązywania ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), w tym zwłaszcza w celu niezbędnym do przyjęcia i obsługi zgłoszenia, jak również w celu podjęcia ewentualnego działania następczego na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Spółce.
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:
• Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w ww. celach jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, a zatem obowiązki prawne wynikające z przepisów prawa - ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
• Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych możę być również prawnie uzasadniony interes Spółki., o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, zwłaszcza w ramach wykazania spełnienia obowiązków prawnych, jak również ochrona materialnych i niematerialnych dóbr Spółki w tym obrona przed roszczeniami.
• W przypadku gdy w postępowaniu dotyczącym OCHRONY SYGNALISTÓW będą przetwarzane dane szczególnych kategorii, dane te będą przetwarzane na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g) RODO.
• Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych – w sytuacji, o której mowa w sekcji Ochrona tożsamości sygnalisty poniżej może być również Pani/Pana wyraźna zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. W takim przypadku informujemy, że w każdym momencie można odwołać zgodę, a odwołanie to nie ma wpływu na przetwarzanie dokonane do momentu skutecznego odwołania zgody.
Udostępnianie danych osobowych i odbiorcy tych danych
Dane osobowe mogą być przekazywane:
• uprawnionym pracownikom i współpracownikom Spółki, wchodzącym w skład jednostek wyznaczonych do realizacji praw sygnalistów;
• podmiotom zewnętrznym, które pomagają Spółce w przyjęciu i obsłudze zgłoszeń sygnalistów;
• podmiotom świadczącym usługi prawne, doradcze i audytowe na rzecz Spółki;
• Twoje dane osobowe nie zostaną udostępnione osobom nieupoważnionym do ich przetwarzania.
Informujemy, że Spółka zapewnia poufności Pani/Pana danych i informacji w związku z otrzymanym zgłoszeniem.
• Dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa, w tym również organom publicznym właściwym do podjęcia działań następczych oraz podmiotom, którym Spółka powierzył przetwarzanie danych.
• Zgodnie z RODO, Spółka może korzystać z podmiotów przetwarzających (procesorów) i powierzyć im przetwarzanie danych osobowych. Spółka informuje, że będzie przekazywać dane osobowe innym odbiorcom, którym powierzyła ich przetwarzanie. Do kategorii tych odbiorców należą zwłaszcza: dostawcy rozwiązań infrastruktury IT, w tym oprogramowania służącego do obsługi zgłoszeń, dostawcy i podmioty współpracujące ze Spółką, a świadczące usługi związane z obsługą OCHRONY SYGNALISTÓW. Podmioty te mogą wykorzystywać również dalsze podmioty przetwarzające.
• Dane osobowe mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), na zasadach określonych w rozdziale V RODO, a w takim przypadku Spółka stosuje się do tych wymów RODO i transfer danych osobowych poza EOG będzie opierać się na podstawie dopuszczalnej prawnie m.in. na podstawie nowe Standardowych Klauzul Umownych / Data Privacy Framework.
• Spółka nie będzie udostępniać Pani/Pana danych osobowych innym odbiorcom, chyba że udostępnienie będzie dopuszczalne przepisami prawa, w szczególności, gdy będzie ono wynikało z przepisów prawa.
Okres retencji danych
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zakończono działania następcze. Jeżeli przekazane dane będą oczywiście nieistotne dla celów przyjęcia zgłoszenia, podjęcia działań następczych i/lub przekazania odpowiednim organom ścigania, zostaną one usunięte niezwłocznie a w każdym razie w przeciągu 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia.W przypadku danych podanych na podstawie zgody – zgodnie z terminami wskazanymi powyżej, lub do momentu wycofania zgody, którekolwiek nastąpi wcześniej. Dane mogą jednak być przekazane do oragnów ścigania na ich wezwanie i w granicach tego wezwania. Jeżeli potrzebujemy przetwarzać Twoje dane osobowe w związku z obroną lub dochodzeniem roszczeń wówczas okres ten ulega wydłużeniu o czas niezbędny do realizacji naszych praw.
Prawa przysługujące podmiotowi, którego dane dotyczą
W przypadkach i na zasadach określonych odpowiednio w art. 15, 16, 17, 18, 20 i 21 RODO, przysługuje Pani/Panu: prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, z zastrzeżeniem, że prawa te mogą być ograniczone przez wzgląd na prawidłową realizację praw obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Ponadto, ma Pani/Pan również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym na terytorium Rzeczypospolitej Polski jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) z siedzibą w Warszawie (00-193), ul. Stawki 2.
Informacja o obowiązku podanych danych i konsekwencje niepodania danych
Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pani/Pan danych kontaktowych nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań związanych z tym zgłoszeniem.
Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
Zakres stosowania Polityki G13
Ze względu na fakt, że w Grupie BrandSafway obowiązuje polityka grupowa (dalej:”G13), wskazuje się, że:
do procesów związanych z sygnalizowaniem stosuje się w Spółce w pierwszej kolejności prawo polskie, a w następnej prawo UE, w najdalszym, dopuszczalnym przez prawo i okoliczności faktyczne zakresie;
W razie jakiegokolwiek konfliktu pomiędzy niniejszym dokumentem G13, stosuje się postanowienia G13, za wyjątkiem sytuacji w której,
• miałoby to doprowadzić lub doprowadziło do złamania prawa polskiego i/lub UE, a ze stanu faktycznego wynikało, że należy stosować prawo polskie lub UE. W takim przypadku,
• pierwszeństwo będą miały postanowienia niniejszej polityki, a w razie nieuregulowania przez nią jakichkolwiek kwestii – przepisy prawa: (i) Rzeczypospolitej Polskiej i (ii) UE.
Ochrona tożsamości sygnalisty
Może Pani/Pan dokonać zgłoszenia anonimowego. W razie dokonania zgłoszenia anonimowego, i ujawnienia tożsamości sygnalisty przez sygnalistę w toku trwania działań następczych – do przetwarzania danych osobowych sygnliasty stosować się będą postanowienia niniejszego dokumentu.
W przypadku podania danych umożliwiających identyfikację Pani/Pana dane osobowe nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/Pana wyraźną zgodą [zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO].
Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych
W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Kontakt
• e-mail:mstoczewski@brandsafway.com
• nr telefonu: 508005107
• W celu kontaktu ze Spółką dopuszczalna jest także korespondencja kierowana za pomocą listu poleconego na adres siedziby Spółki.
